香港保險公司管治架構即將出現的變化

香港保險業監理處於2016年10月7日發出了經修訂的《獲授權保險公司的公司管治指引》(指引十)(下稱 《指引十的修訂版本》)。《指引十的修訂版本》取代於2003年9月1日起生效的《獲授權保險公司的公司管治指引(指引十)》(下稱《指引十的現行版本》)。該指引論述保險業監理處所預期的,獲授權在香港及自香港經營保險業務的保險公司 (下稱「保險公司」)所應具備的最低公司管治標準,包括董事會的組成、其職能和責任;內部控制;法律和規例的遵守等。

當局在這時提出對《指引十的現行版本》作出修訂,並不全然令人感到驚訝,因為《2015年保險公司(修訂)條例》(下稱 《修訂條例》,其當中只有某些特定條款已經生效(關於設立臨時保險業監督的規定))的其中一個要旨,是要將保險公司的公司管治水平提升。《修訂條例》審視了整個保險業的監管架構,包括從保險業監理處過渡至新設的獨立保險業監督。

當局發出《指引十的修訂版本》,目的是為了使香港符合最新的國際標準,特別是「國際保險監督聯會」所發布的最新《保險核心原則》(“ICP”)。《保險核心原則》第7條論及公司管治,而第8條則訂立風險管理及內部控制等的標準。

目前正是對《指引十的現行版本》中,若干最值得關注的修訂進行審視的適當時機。

範圍

《指引十的修訂版本》適用於有所擴大的保險公司範圍;而《指引十的現行版本》,則適用於在香港註冊成立的保險公司 (但不包括某些正在清償保險債務的保險公司和專屬自保保險公司),以及在香港以外成立,其全年毛保費收入的75%以上,是來自香港保險業務的保險公司(下稱「海外保險公司」)— 除非該海外保險公司獲得保險業監理處作出書面豁免。

《指引十的修訂版本》將適用於在香港成立的保險公司(但正在清償保險債務的一般保險業務公司(其已停止接受新造業務或續保業務),以及正在清償保險債務的長期保險公司(其已停止接受新造業務或續保業務,而其毛保費收入每年少於港幣2,000萬元)除外,因它們只屬目前情況的延續),以及某些海外保險公司。《指引十的修訂版本》將海外保險公司的全年毛保費收入的門檻降至百分之五十,而適用的海外保險公司,可向保險業監理處申請豁免遵守《指引十的修訂版本》。

所有海外保險公司(不論其在香港的保險業務所佔比率為何),均須遵守其本地司法管轄區所適用的公司管治規定。鑒於海外保險公司(其香港保險業務佔其全年毛保費收入百分之五十以上)所實施的公司管治架構,是一個既需要符合《指引十的修訂版本》的規定,又需要遵守其居籍所在的司法管轄區之相關法例的架構,當中因此會存在不少實際困難,故《指引十的修訂版本》對海外保險公司的香港分公司的一般適用情況,一直以來都是市場的熱烈討論焦點。

例如,自2016年1月1日起,某些獲百慕達金融管理局(“BMA”)發給指定類別牌照的保險公司,必須在百慕達設立及維持其總辦事處,以確保百慕達金融管理局能夠對該等持牌保險公司所經營的業務進行充分的監管與監督。百慕達金融管理局賴以確定商業保險公司是否已依循其總公司之規定的衡量因素包括:例如,該保險公司進行其承保業務、風險管理和運營決策的所在地方;以及,有份負責和參與制訂該保險公司之決策的高級管理人員所身處的地方。截至2016年11月初,香港共有12家在百慕達成立的保險公司。

專屬自保保險公司獲明確豁免遵守《指引十的現行版本》。然而,此一情況現時需要進行重新審視,以達致在適當情況下,專屬自保保險公司亦須依循《指引十的修訂版本》之規定。這在實際上具有一些甚麼含義,目前仍然難以確定。例如,一家專屬自保保險公司的董事會假如明確採納《指引十的現行版本》,那麼,日後該保險公司倘若不依循有關規定,它將會面對一些甚麼後果?這是一個頗為有趣的發展,因為一般而言,專屬自保保險行業不需受那麼嚴厲的監管架構所規管(例如,在資本和償債能力的規定方面),而根據《修訂條例》中的第 64G條新規定,經營受規管活動的專屬自保保險公司的僱員,將獲豁免遵守發牌規定。

《指引十的現行版本》對經營規模小的保險公司(即全年毛保費收入,以及在對上一個財政年度終結前的總保險負債毛額,均少於港幣2,000萬元的保險公司)放寬了某些規定;而《指引十的修訂版本》明確准許經營規模小的綜合保險公司從中受惠(以其業務的一般與長期這兩項元素之總和作為基礎)。

公司管治

《保險核心原則》第7條規定保險公司必須建立與實施公司管治架構,此舉能有效為公司業務提供穩健而審慎的管理與監督,並同時保障保單持有人的利益。

董事會的組成與獨立非執行董事的最低人數

保險公司董事會的最低董事人數,以及對保險業務具有充分知識和經驗的董事比率等規定,均沒有作出任何更改。《指引十的修訂版本》明確規定,董事會應具備「充分的專業知識範圍與水平」,而除了《指引十的現行版本》中所述明的,董事會應具備與財務和投資等範疇有關的專業知識外,還應具備在例如承保、精算、索賠等方面的專業知識。擁有充足數目的獨立非執行董事,是對管理層的影響力的一項重要制衡。經營規模小的保險公司的董事人數若少於5人,便必須至少有一名獨立非執行董事,否則,董事會的獨立非執行董事比例,應從五分之一增至三分之一。一項受歡迎的修訂,是《指引十的修訂版本》中明確規定,只要具有正當理由,便可以要求當局批准給予暫時豁免,減少獨立非執行董事的數目(例如,當有獨立非執行董事去世或患上嚴重疾病,保險公司面對這不幸情況,在物色其他替代人選,或是在該董事康復前,它可能需要採取一些臨時應變措施)。

《指引十的修訂版本》亦對獨立非執行董事的獨立準則作出了修訂。特別是,保險公司或其集團的前僱員需要在離職三年以後,才能夠出任獨立非執行董事,而《指引十的現行版本》則只是將重點放在他們目前所扮演的角色上。保險業監理處現時需要考慮的一項新因素是,一名保險公司董事如果是某一家公司的董事或控權人,而這家公司與該保險公司或任何集團公司(例如,一個主要服務供應商)存在著重大的經濟利益關係,則保險業監理處不大可能會認同該名董事是一名獨立董事。

董事的義務與責任

這是一項新條款,建基於現有法律和《指引十的現行版本》之上,而每一位董事均必須對保險公司履行受信責任和謹慎責任。

董事可擔任多少董事職務,並無數目上的限制,這是基於一項以原則為基礎的規定,就是:董事倘若兼負其他董事職務,他應當確保其自身擁有足夠的時間和精神,履行對保險公司的義務和責任。

主席和行政總裁不宜由同一人兼任

根據《指引十的現行版本》,除非公司作出適當監控,否則董事會主席和行政總裁不宜由同一人兼任。這項規定,已在《指引十的修訂版本》中得到進一步認同。在未來,董事會主席不應同時擔任行政總裁、委任精算師、或董事會任何轄下委員會的主席。

董事會轄下的委員會

在《指引十的現行版本》規定下,除非是小規模經營的保險公司,否則均須設立審計委員會,除非該保險公司是一個已設有集團審計委員會的集團的其中一部分。《指引十的修訂版本》訂明,審計委員會的主席應由獨立非執行董事出任,而且更理想的情況是,獨立非執行董事在該委員會中佔多數。各個特定委員會的設立和組成,視董事會之規模而定。

一項新的強制性規定是設立風險委員會,但小規模經營的保險公司可免除遵從這項規定。

保險公司的董事會在考慮了保險公司的規模、實際需求和業務活動後,可考慮設立其認為合適的委員會,這項規定並沒有任何改變。此等委員會包括:投資委員會 – 其必須遵守《獲授權保險人的資產管理指引》(指引十三)、提名委員會、 薪酬委員會、承銷委員會、再保險委員會、及償付申索委員會。

薪酬委員會的成員應包括數名獨立非執行董事,而他們當中的其中一人,應為該委員會的主席。薪酬委員會預期將會與其他相關委員會進行密切合作(其中包括風險委員會),以評估保險公司之薪酬政策對其承受風險行為所產生的影響。與提名委員會有關之規定亦已經加強,規定在該委員會的成員中,應至少包含一名獨立非執行董事;而除了提名適當的人選擔任董事職務外,該委員會所獲得的授命,亦擴大至對高級管理人員的任命。

根據《指引十的修訂版本》規定,公司可將各委員會的職能合併,前提是此舉不會有損它們的效能和誠信。該指引的一項註腳闡明,審計委員會與風險委員會是兩個各自獨立的委員會。《指引十的修訂版本》亦指出,各個委員會的成員可能需要進行輪換,以避免權力不適當地集中。

集團政策及集團層次委員會

《指引十的修訂版本》中一項有用的澄清,就是明確承認保險公司可以依循適用的集團政策與程序,而前提是,它們必須適於維持保險公司的健全和審慎運作。此外,保險公司亦可以依賴集團層面的委員會,而無需設立董事會層面的委員會,包括屬強制性的審計委員會與風險委員會。

內部控制系統及風險管理架構

《保險核心原則》第8條要求保險公司建立與維持有效的風險管理和內部控制系統,並包括風險管理、合規、精算事務、內部審計等各方面的有效職能。《指引十的現行版本》中的風險管理和內部控制規定,在《指引十的修訂版本》中得到進一步強化。

風險管理

除了根據新規定而須設立的風險委員會外,《指引十的修訂版本》也表明保險公司可考慮設立風險總監一職,而這一職位必須獨立於其他行政職能以外,直接向董事會負責。

管控要員

根據《保險公司條例》,人壽保險公司的委任精算師、保險公司的董事及管控人員,皆須接受監管審查,以促進良好的公司管治。為符合「國際保險監督聯會」的規定,《修訂條例》規定監管機構必須根據適當人選準則,對負責執行「管控職能」的保險公司(專屬自保保險公司除外)的高級管理人員作出事先審批。管控職能很可能會導致負責執行的人員對保險公司的業務施加重大影響。《修訂條例》中載列以下各項管控職能:風險管理、財務管控、合規、內部審核、精算及管理中介人,並且規定,財政司司長可透過刊登公告,指明某項職能為管控職能;而《指引十的修訂版本》,亦制訂了有關管控要員和高級管理層的具體規定。

薪酬事宜

與《指引十的現行版本》比較,《指引十的修訂版本》在薪酬方面顯得更具規範性。保險公司必須根據其自身的目標、業務策略與長期利益,制訂經董事會批准的風險規避薪酬政策,並確立工作表現與薪酬之間的明確關係。至於董事會(以及薪酬委員會,如相關的話),《指引十的修訂版本》規定,在對薪酬政策進行制定與監督時,高級管理層和參與風險管理管控職能的要員亦必須參與。

《指引十的修訂版本》擴大了薪酬政策的適用範圍,並涵蓋所有董事(包括獨立非執行董事)和僱員,當中包括高級管理層、管控要員、及「承擔重大風險的僱員」(其個人行動或整體僱員行動,可能會基於其所承擔或面對的重大風險,而對保險公司所承受的風險產生重大影響)。

《指引十的修訂版本》詳細列出各項與薪酬結構相關的原則,包括:

  • 關於衡量工作表現的準則方面,除了已預先制定的工作表現準則之外,亦容許當中存在若干主觀成份。
  • 由於管控要員面對固有的潛在利益衝突,這有可能會危及其客觀性,甚至是誠信,因此在薪酬方面應為他們特別制訂衡量標準。
  • 一般而言,公司不應給予僱員固定花紅。保險業監理處指出,此等舉措不符以工作表現為本的薪酬待遇與有效風險管理原則。
  • 與工作表現掛鉤的可變動部分,不應與固定部分過度不相稱。
  • 可變動的薪酬待遇,應配合保險公司的資本管理策略、目標、及資本監管規定,並應根據有關人員的資歷、所承擔責任、所承受之風險的性質和期間,將這項元素的大部分延至一個適當時期來處理。
  • 可變動的薪酬中倘若包含股份成份,公司便應當採取預防措施。

網絡安全

鑒於自《指引十的現行版本》發布以來,科技上取得重大進展,因此該指引額外增加了一項有關網絡安全責任的新條款。

生效時間

《指引十的修訂版本》規定,大部分會自2017年1月1日起生效。在這期間,保險公司仍須遵守《指引十的現行版本》中的規定。在2018年1月1日起生效的規定,將會適用於:經修訂的獨立非執行董事最低人數規定、新的薪酬規定、以及設立風險委員會的新強制性規定。此外,適用於管控要員的條文,亦將會在相關法定條文開始生效時實施。

結語

隨著2017年即將到來,保險公司必須根據《指引十的修訂版本》規定,迅速採取應對措施,並對其公司管治、風險管理、內部控制系統架構等進行差距分析。 

Jurisdictions: 

其禮律師行 合夥人

陳女士是其禮律師行的合夥人,著重保險業。她向金融服務機構和中介機構提供範圍廣泛的有關企業、監管和合規事宜的諮詢,其中包括兼併與收購、合資企業、重組工作,資產出售和購買、建立分銷平臺,綠色領域許可證、金融產品授權和建立法規遵從性計畫。

加入其禮律師行之前,陳女士在保險領域工作了15年,包括私人執業和機構內部法律顧問,帶領在香港地區兩個跨國保險公司的法律團隊。

其禮律師行 外地註冊律師

Gillian(Gill)Morrissey是一位駐香港的企業律師,專攻企業和保險監管。她有各種有關香港及歐洲企業、監管和商務與交易的諮詢經驗。她是保險公司、再保險公司、中介機構與保險界企業收購及出售的法律代表。

Morrissey女士在2016年2月加入香港其禮律師行,並自2014年1月以來一直在香港工作。她目前在香港作為註冊外地律師執業,通過海外律師資格考試後,正在等待獲認許為香港律師。她在愛爾蘭受訓和獲律師資格,也在英格蘭及威爾士獲認許。