管理在家工作的風險及靈活工作時間

自從「2019冠狀病毒病」開始在全世界傳播以來,各律師行不得不迅速作出安排,允許其律師在家工作。由於許多律師行重新在辦公室工作,並試圖在保持社交距離及保護其工作人員的同時,找到有效的工作方式,因此有必要考慮家庭與辦公室混合的新工作安排將產生的一系列問題。

在傳統的辦公室模式中,律師在一個地方工作。文件和檔案在辦公室裏很安全,人們也可以有效控制誰能進入辦公室。對於手機和平板電腦用戶來說,流動辦公已經成為第二種自然的辦公方式,而在某些情況下,律師行的保密和安全政策可能沒有跟上這種新的自由模式。

幸運的是,「2019冠狀病毒病」的疫情在大多數情況下都確鑿地證明了律師可以在辦公室外有效地工作,而且為了完成高質量的法律工作,不一定非要在辦公室裏工作。這一概念的證明將對開展法律工作的方式及地點產生重要影響。多年來一直困擾著律師行的上班族文化,即認為長時間呆在辦公室是一種承諾和生產力的表現,最終可能會改變。現在,很多客戶的工作都是以固定費用或其他收費方式完成的,因此,人們越來越重視的是律師的產出(即客戶得到的服務),而不是律師的投入(即律師在一件事情上花費的時間)。這種改變的觀點將鼓勵律師更聰明地工作,而不是一定要更努力地工作。事實上,在家辦公已經使許多律師實現了更高的產出,因為避免了通勤時間和在辦公室浪費的時間,同時也有更多的空閒時間陪伴家人。

然而,在這種新模式被完全接受之前,有必要檢討2020年遠程工作的經驗,並在這種新環境下運作而獲得對律師、律師行及客戶的好處的時候,識別及最大限度地降低這種靈活性所固有的風險。

本文回顧了在家工作或採用靈活工作時間時需要考慮的10個風險。

1.   保密性

如果客戶的文件安全地存放在一個實體的辦公室裏,通常可以假定有很高的保密性(但要考慮到誰能進入該處所的問題)。在一個比較分散的環境中,保密性仍然很重要,但要做到這一點可能更具挑戰性。在家裏,律師是唯一能接觸到電腦或iPad的人嗎? 如果不是,如果其他電腦用戶知道律師的密碼,那麽客戶的保密性可能會受到影響。即使是關於實體文件,如何才能保證它們的安全;當不再需要的時候,它們會被撕碎嗎? 這是首先要考慮的基本問題。在香港許多人的緊凑生活環境中,這一點尤為重要。為了保護客戶的機密,律師行可能需要提供只用於律師行業務的iPad或筆記本電腦。需要制定嚴格的程序,並在家庭環境中有效地執行,以避免任何洩露客戶機密的行為。

2.   網絡安全

較為分散的工作方式為網絡犯罪分子提供了很大的機會。在疫症早期,有報道稱,國際律師行的律師收到了一條看似是來自其管理合夥人的全公司信息。該信息被打開後,不用說,就由此開始了網絡釣魚攻擊。我們有一系列可以而且應該使用的網絡安全工具,但時常保持警惕是必要的。犯罪分子很聰明,而且總是在不斷調整,所以律師行需要非常小心,並定期互相交流最佳做法。「巴拿馬文件」(Panama Papers)等洩密事件造成的損失表明了這種安全漏洞事件對律師行的聲譽風險。

3.   實體環境

在家工作的律師可能會享受這種靈活性,但他們的實體環境是否安全?相對簡單的問題,如照明、與屏幕的工作距離、工作時的坐姿、用電安全、在屏幕前的時間以及定時運動等,都可以在實體辦公室中得到監察。但在家裏,這些問題同樣重要。律師行可能需要考慮律師在家裏的工作條件,否則作為僱主,可能會因為這種不安全的工作條件或工作方式而招致法律責任。更重要的是,律師的家是否是一個安全的環境。如果處於某方受虐待關係中,無論在身體上還是精神上,家都可能是一個極其危險的地方。

4.   休息時間

即使是最投入的律師,也需要休息的時間。在家工作消除了家庭和辦公室之間的傳統實體屏障。為了確保律師的健康,需要有一定的休息時間進行休息。客戶對社交媒體的使用可能特別具有干擾性。在香港這樣一個競爭激烈的市場中,考慮到許多中國企業客戶的需求,要實現任何這樣的休息時間都可能是一個挑戰。但律師行必須瞭解員工所承受的壓力,並進行適當的管理。這不僅是為了保護員工的健康,也是為了減少因律師疲憊而導致的專業過失索償或違規的可能性。很多律師發現,適應「2019冠狀病毒病」疫情發生之後的工作環境壓力很大,所以律師行需要適當考慮心理健康問題。

5.   可提供服務

與休息時間相對應的是律師可提供服務的可預見性。同樣,有必要澄清基本規則。在合理的範圍內,任何靈活的安排都可以在清晰一致的溝通中發揮作用。然而,對於同事和客戶來說,不知道律師什麽時候會在辦公室,什麽時候律師在家工作,什麽時候律師不在,這是非常令人懊惱的。在通常的律師不在的情況下,由誰來處理客戶事務的明確協議和溝通可能是必要的。

6.   團隊工作

大多數律師,至少在他們的一些工作中,與不同經驗水平或不同業務技能的律師團隊合作。如果大家都是遠程工作,這些團隊可能會支離破碎。但是,只要大家齊心協力,是可以克服這個問題的。使用Microsoft Teams/Zoom等平台,召開虛擬團隊會議,甚至是虛擬的飲酒時間,都可以提供一個論壇,作為一個團隊討論事項,分享工作成果,並商定工作分配和優先事項。

7.   監督與指導

在家工作的一個關鍵挑戰是監督與指導。法律仍然主要是一個學徒職業,在這種職業中,律師通過與更高級的同事一起工作以及如何與客戶和同事互動來學習。這種非正式的培訓很難遠程複製。主管定期審查律師的工作成果並討論具體問題,這種形式上的程序可能是必要的。如果律師有部分時間在辦公室工作,應安排與其主管定期進行交流和檢討。事實上,有效的監督與指導可能需要花一些時間在辦公室。

8.   生產率

雖然許多律師行對在「2019冠狀病毒病」疫情期間所達到的生產力水平感到驚喜,但這將不可避免地掩蓋業績的巨大差異。我們有必要對律師的工作水平、工作交付的時間表和工作質量保持警惕。有些業績問題可能與律師的家庭環境有關(見上文3)。 應定期尋求同事和客戶的反饋,並對表現不佳的情況採取行動。

9.   文化

律師行往往對自己的文化非常自豪並對其出力保護。這是一套將該律師行凝聚在一起的行為和價值觀。遠程工作或臨時性工作可能會使這種聯繫和發展有效的工作關係更加難以實現。因此,缺乏共同目標可能意味著關係變得更鬆散,而更具有交易性質。同樣,很多的溝通工具可以幫助減少這種風險,但需要更有意識和持續的努力來建立和維護律師行的文化。還有,某種程度的定期、面對面的互動對長期維持律師行的文化可能是必要的。

10.   靈活性

如果律師要減少在實體辦公室的時間,也要減少不變的工作時間,那麽律師行和律師都需要有靈活性。客戶仍然需要得到關注,律師需要接受培訓和指導,業務需要發展,需要招聘,需要商定賬單和收款,還需要一系列其他職能,才使律師行能夠運作。在如何分配和履行這些職能時,需要有明確性和靈活性。靈活性是雙向的。在特殊情況下,如果客戶有必要,律師可能需要更多的時間到辦公室工作或加班。如果硬性規定在家工作或在不同的日子裏工作,就違背了整個靈活性工作的概念。

我們在2020年的經驗可能已經永久性地改變了我們對在家工作和靈活性工作的態度。這樣做對律師個人、律師行和客戶的好處是巨大的。然而,我們是一個服務行業(也是一種專業),所以任何這樣的安排都需要提升客戶獲得的整體服務水準。

Jurisdictions: 

負責人,Jomati Consultants LLP

Tony Williams 是 Jomati Consultants LLP 的負責人,該公司是英國領先的國際管理諮詢公司,專攻法律界。 Jomati 的服務旨在支持律師事務所、 大律師事務所和企業內部法律部門解決一系列戰略問題。 在創立 Jomati Consultants 之前,Tony在高偉紳律師行擔任企業律師有 20 年之久,他離職前的職位是作為全球管理合夥人。2000 年, 他成為 Andersen Legal 的全球管理合夥人。2002年 10 月,他成立了 Jomati Consultants。 2012 年,Jomati 獲授予國際貿易企業的女王獎。2013 年,Tony 入選 National Law Journal 首届 50 位法律商業開拓者和先驅者名單,成為僅有的兩位非美國本土人士之一。Tony 是「法律大學」的客座教授, 同時也是律師監管局委員會的非執行成員。