有關律師事務所的「2019冠狀病毒病」指導

在經過了兩個半月的隔離之後,中國正走上復蘇之路。隨著中國從自我强加的隔離中走出來,該國史無前例的公共衛生措施現在給亞洲各地的公司上了一課,那就是,最成功的復蘇途徑是優先考慮員工的健康、安全和福祉,對客戶保持提供服務和保持非常負責任的態度,對我們的業務未雨綢繆,最後藉著有效的溝通保持聯繫。

作為一家全球性的律師事務所,我們正在世界各地直接、實時地處理這些問題。正如公司考慮如何為恢復業務做準備,律師事務所應該有目的地幫助客戶和員工採取謹慎的步驟,以克服他們面臨眼前的和長期的挑戰。

我們可以預計在未來一段時間內會出現混亂,這意味著值得信賴的法律顧問的角色已經變得相當重要,可以幫助客戶管理應對危機的短期、中期和長期措施,同時也支援他們商業目標的規劃和執行。這種情況使我們更加需要對我們的客戶保持警惕,並在公司高管面臨艱難選擇時提供相關和可行的建議。

律師事務所應該為企業及其法律團隊提供廣泛的指導,並主動在當前環境下,就這些問題與他們進行接觸。非常重要的是,我們必須聽取客戶的意見,以瞭解他們希望律師如何支援他們。

《DLA Piper Back to Business》是針對在中國運營的客戶而推出的指南,通過深入瞭解這些問題和政府採取的關鍵措施,解決了行業某些特別的擔憂。隨著遠程工作水平的提高,以及由於活動的被推遲或取消,我們還將舉辦一系列與冠狀病毒相關問題的在線網絡研討會。所有指南都在我們的「冠狀病毒資源中心」在線共享,這是為跨司法管轄區和行業的公司而設的中央儲存庫。

以下是《DLA Piper Back to Business》指南中概述了當企業正在恢復運營,並適應被冠狀病毒影響的經濟和監管環境時所面臨的一些關鍵法律挑戰。這一建議為律師事務所如何支援公司高管並引導他們重返業務之旅提供了一個框架。

在中國回復商業活動的指導

僱主在遣送員工返回工作崗位和重新開業之前,是否有任何法律規定必須遵守?

重新開放實體處所的規定因地點不同而有所不同,並可能隨著時間的推移而變化。一些城市有更嚴格的要求,重新開放需要疾病控制部門的批准,而其他地方可能只需要通知或向物業管理部門備案。僱主可能需要要求員工填寫某些表格來自我聲明健康狀況和接觸者/旅行歷史。例如,在北京和上海,自我申報是通過個人手機中的一款應用程式完成的,進入建築物/寫字樓時需要掃描這款應用程式。

當冠狀病毒後我們重新開放隔離時,僱主需要注意實體處所周圍的健康和安全責任是什麽?

詳細的規定會隨著時間的推移而變化。有些地方比另一些地方嚴格,例如,一般來說,北京比上海嚴格。在一個城市內,即使是不同的建築物也可能執行不同的要求。一般而言,僱主須:

  1. 每天檢查員工體溫;
  2. 在工作場所設置隔離區;
  3. 如果員工有可疑症狀,機構將要求員工隔離在隔離區;
  4. 向疾病控制部門報告疑似、確診病例;
  5. 協助有症狀的員工就近到傳染病醫院就診;
  6. 封閉和消毒受影響的範圍;
  7. 禁止他人進入受感染範圍
  8. 配合政府的疾病控制工作,包括協助在冠狀病毒爆發期間追踪密切接觸者;包括遵守如何處理其他員工的協議方案。

一些地點仍將要求員工在辦公室工作時戴口罩。此外,僱主可能會被要求向員工提供教育和感染信息,如疾病控制材料,並提醒員工配合機構的管理和政府主導的
方案。

僱主可否要求僱員在復工前接受身體檢測或出示檢測結果或醫療證明書?

經員工同意,該機構可收集有關員工在疫情爆發期間的旅行記錄、旅行計劃、健康狀況和與疑似患者的密切接觸者的資料。此類資料必須保密,不得不當使用。僱主在收集和處理個人資料時,應遵循「必要」和「儘量減少」的原則。未經員工同意,不得泄露個人資料。僱主將需要實施嚴格的技術和管理措施,以防止侵犯私隱或濫用
個人資料。

在恢復營業期間,《網絡安全法》和包括《個人信息安全規範》在內的相關準則是否仍然適用?

是的,機構應盡可能繼續遵守相關的數據保護法律。儘管如此,在某些情況下,鑒於目前的情況,某些實體(特別是政府和醫療機構)在預防和控制冠狀病毒方面可能會被豁免遵守所有通常的私隱
責任。

在預防和控制冠狀病毒方面收集個人資料是否仍然需要徵得同意?

是的,然而機構應首先檢查在員工入職時,機構是否已獲得員工的充分同意(例如,許多機構在其標準員工私隱通知/合約中規定,出於健康控制的原因,可能會收集個人資料)。如上所述,在預防和控制冠狀病毒的情況下,某些機構(如政府實體或醫療保健機構)可能獲允許在未經同意的情況下收集和處理個人資料。

允許我們的員工在家工作可能會產生哪些私隱問題?我們怎樣才能管理好這方面呢?

在家工作的安排可能會增加私隱和網絡相關事件的風險。因此,重要的是,機構應確保與員工進行適當的溝通和作出提醒,以保持遵守內部協議和程序。機構還應確保其資訊科技軟件和安全系統是最新的,並採取適當的技術措施,將任何事故的發生和影響降至最低。

Jurisdictions: 

歐華律師事務所香港辦公室管理合夥人及全球房地產部門聯席主席

Susheela Rivers是國際律師事務所歐華律師事務所 香港的辦公室管理合夥人。她也是其全球房地產部 門的聯席主席,以及亞太地區房地產組和酒店與休閑事業組的負責人。Susheela在房地產投資和開 發、酒店、零售和混合用途領域擁有超過26年的經驗,並為亞洲(包括中國、香港、新加坡、馬來西亞、韓國、印度、印度尼西亞和越南)和英國的標誌性開發項目提供諮詢。