推動改變我們的工作方式 — 《以人為本的企業約章》

日以繼夜地工作,不分晝夜查看電子郵件,長時間工作和壓力在整個法律界都很普遍。律師在壓力下茁壯成長,他們被預期會心甘情願地接受壓力。全球持續爆發的新冠肺炎造成的額外壓力,使法律界在管理他們自己的壓力、心理健康和福祉方面變得更加重要。非常時期需要不同的方法。2018年推出的《以人為本的企業約章》(The Mindful Business Charter: MBC)是消除不必要的工作壓力的理想工具,它推動了法律界工作慣常做法中需要已久的變革。

從全球化到本地化 — MBC之旅

2018年, 巴克萊銀行(Barclays)、品誠梅森律師事務所(Pinsent Masons)和安勝恪道律師行(Addleshaw Goddard)在倫敦,就改變客戶和律師之間的業務規則,以改善心理健康和福祉的必要性攜手合作,由此產生了MBC。鑒於消除所有職場上的工作壓力是不可能的,也是不可取的,MBC優先考慮對可能對心理健康和福祉產生重大影響的工作慣常做法進行微小但重要的改變。

自推出以來,MBC已獲得法律和金融服務界越來越多的認受,有38間機構簽署,包括高盛(Goldman Sachs)、勞埃德銀行集團(Lloyds Banking Group)、國民西敏寺銀行(NatWest)、蘇格蘭皇家銀行(RBS)、亞司特律師事務所(Ashurst)、貝克‧ 麥堅時律師事務所(Baker McKenzie)、高偉紳律師行(Clifford Chance)、安睿順德倫國際律師事務所(Eversheds Sutherland)、富而德律師事務所(Freshfield Bruckhaus Deringer)、史密夫斐爾律師事務所(Herbert Smith Freehills)、霍金路偉律師行(Hogan Lovells)、普衡律師事務所(Paul Hastings)、西盟斯律師行(Simmons and Simmons)及翰宇國際律師事務所(Squire Patton Boggs)。在品誠梅森律師事務所,我們香港的辦事處率先推行了MBC,這是我們全球計劃的一部分,目的是為我們的員工、客戶和社群做正確的事情。香港的其他律師事務所也在尋求同樣的做法。

MBC之所以受到廣泛歡迎,是因為它的目標很明確:通過有針對性地調整我們的日常工作,最終在各個行業和專業推動積極的變化,使我們的工作生活可持續和更具彈性。全球各地的律師事務所和其他企業都可以採用MBC來推動這一重要變化。

為什麽是MBC?

焦慮、抑鬱和壓力,熬夜,節假日工作,響過不停的手機,是每個律師生活中的現實情況。雖然技術進步讓我們的生活變得更容易,但律師的生活可能並沒有變得更好。客戶和主管期望出色的業績和快速的周轉。這導致了長時間工作、高工作量和人員管理不善。許多公司採用一種敵對的文化,在這種文化中,同事就是競爭對手。當再加上溝通不暢以及工作行為和風格的個人差異,可能會對企業業績和員工福祉產生不利影響。

近年來,法律界愈來愈意識到「一切照常」對律師的表現、生產力和留任的負面影響。為應對這個問題,律師事務所尋求改善員工的心理健康和福祉,範圍從提供輔導服務到補貼健身中心會員資格。然而,行內幾乎沒有採取任何措施來應對那些造成不必要壓力的相關工作慣常做法。

MBC原則

MBC旨在通過制定最佳做法和行為原則來應對不必要的壓力,這些原則將使人們對自己的工作感到更快樂、更有價值和更積極。該約章通過四個主要支柱在個人和機構兩個層面作出承諾。

  1. 開放和尊重

    第一個支柱以建立信任和有效溝通為中心,提醒我們預先與同事討論他們首選的溝通方法。雖然有些人更喜歡面對面的互動,但另一些人可能寧以電子郵件與人溝通,這些偏好可能會根據情況而變化。MBC强調有意識地注意個人的喜好和工作模式。

    面對面的互動通常被認為是產生對話和想法的最有效的方式。然而,在一整天的會議之後,人們可能需要一些「獨處時間」來查看電子郵件,這是很自然的。MBC提醒我們,我們每個人都可以採取額外的措施,並主動調整我們的溝通方式,以迎合我們的同事和客戶。

  2. 智能會議和電子郵件

    我們的收件箱堆滿了郵件,我們的日記也寫得滿滿的。MBC提醒我們,我們不需要每個人都親自出席每一次會議。除非每個人都必須親自出席,否則MBC主張預設做法為預先提供遠程會議的撥號詳情。我們都可以多加注意,以確保只有相關的人才被複製到電子郵件中,並使用清晰的標題來準確地反映電子郵件的內容。

    對於香港和全球許多企業和公司來說,新冠肺炎的大流行可以被視為一個轉折點,它們已經採用了靈活的工作方式和智能會議的安排。通訊和協作技術的進步意味著相距以英里計的各方都能在同一時間參與會議。

    整合這些現代工作方式,就是要認識到MBC所擁護的概念:企業應該利用技術進步帶來的機遇,重新計畫是否需要以建立在信任、理解和尊重基礎上的文化,來考慮面對面互動的確切需要。

  3. 尊重休息時間

    鑒於法律工作的性質,律師總是保持聯繫的,往往忘記了「離線」的需要。新冠肺炎的爆發使得靈活工作方式在全球變得更加普遍,也使得這條邊界更難劃定。MBC要求我們考慮周到,在我們的職業生活和個人生活之間找到適當的平衡。年假是我們充電的一部分,MBC呼籲我們尊重這一點。

    當在核心工作時間之外需要支援時,如果工作不是真正緊急,則應提供何時需要完成的選項。對於許多律師來說,一般的假設是「客戶需要的一切都是緊急的」。然而,這種突如其來的工作給團隊帶來的壓力可以通過一個簡單的問題來減輕:這有多大的必要性?

    考慮以下幾點 : 一家律師行的銀行團隊在周五下午收到客戶的電子郵件,要求在下周一之前起草一份融資協議。主要合夥人打破了慣常的假設,向客戶發送電子郵件,詢問是否有迫切需要在規定的時間內敲定協議。他解釋說,這將需要團隊在周末全力以赴地工作。他立即得到了回覆 -,企業只是在接下來的周三才需要這份協議。於此,一個簡單的問題對保障團隊的福祉產生了積極的影響。MBC不是一個「懶人約章」,如果需要的話,法律團隊會在周一之前完成協議。MBC呼籲的是改變那種可能會造成可避免的壓力的既定行為。

  4. 工作分配

    律師通常是更大的工作團隊的一部分,MBC提醒我們要採取謹慎的方式進行合作、指導和委派任務。在委派任務時提供充分的背景資料和信息,並解釋任務的目的、時間表和最終接收人,將有助於確保正確理解工作指示並提高任務績效。MBC還鼓勵團隊進行商議,而不是强加最後期限,並主動提出無法達到或實現的最後期限。

在推出MBC僅僅幾個月後,品誠梅森律師事務所的香港辦事處就看到了這方面的明顯變化。電子郵件標題為「今天不用」或「不急—下周」的電子郵件主題越來越多地被採用,這樣收件人就可以適當地安排工作的優先順序。不僅初級律師願意主動提出不能實現的最後期限,高級律師也越來越多在提出工作指示時提前與初級律師就他們的期望進行探討接觸。

轉變組織

在組織層面,MBC要求行內企業(i)推動支持MBC所需的行動和變革;(ii)促進關於精神健康的開放文化;(iii)在與客戶的關係檢討會議上,納入對MBC /「負責任企業」的表現的討論;(iv)在重大採購期間將「負責任企業」列為評估範圍;以及(v)向新成員宣傳和介紹MBC。

未來的MBC之旅

MBC是一項互助互諒的計劃,讓法律界和他們的客戶達致共識,我們可以以不同的方式行事,而當我們這樣行事時,服務質素都會有所改善。我們理解,心理健康的改善不可能一蹴而就。這些都是需要努力實現的重要目標,MBC正在對整個行業的福祉產生切實的影響。隨著尋求解決的問題的重要性與日俱增,以及經過測試的解決方案的提出,MBC可以在一段時間內,推動所有界別改善所有人的心理健康和福祉。

欲瞭解更多有關MBC的信息,請瀏覽https://mindfulbusinesscharter.com/。我們現正積極與律師行和其他專業人士合作,在香港更廣泛地推廣MBC。如果任何讀者有興趣,請與我們聯繫。

專注每一個小小的改變就能帶來巨變。

 

Jurisdictions: 

品誠梅森律師事務所高級律師

Mohammed是品誠梅森律師事務所的高級律師。 他是一名訟辯律師,他的專業涵蓋香港的建築和基 礎設施領域,為多個香港和其他地區的建築和土木工程項目提供支援,並在項目爭議方面具有豐富經 驗。他亦為建築行業提供有關競爭法合規性的諮詢 服務,當中包括行業最佳實踐,內部準則和培訓。

品誠梅森律師事務所見習律師

程與善是品誠梅森律師事務所的第二年見習律師。 她曾協助處理各種爭議及非爭議性的事務。她目前 在建築諮詢與糾紛團隊中任職,並協助為建築行業的海外和本地客戶提供諮詢服務。在加入該團隊 前,她亦具有公司和商業事務方面的相關經驗,並曾協助各種合同審查,私募股權交易以及公開上市 項目。