冠狀病毒病推動科技革新 – 遠程辦公

僱主應當審慎考慮的法律∕合約問題

「意見調查:你認為誰是你公司實現數碼變革的推動者?

a) 行政總裁

b) 總科技主任

c) 2019冠狀病毒病

大多數的答案:c) 2019冠狀病毒病」

引言

遠程辦公不是新的工作模式。就科技領域而言,自從互聯網面世以來,遠程工作一直隨處可見。儘管已建立近半世紀,但是對於傳統的專門行業(例如法律、會計、金融),遠程辦公始終是新概念。

2019冠狀病毒病爆發後,一切都變了樣,連帶遠程辦公也成為必要的工作模式。

催化改變的因素 – 採用遠程辦公政策的主要好處

除了衞生理由之外,現在有實在的理由解釋得到為甚麼應該認真考慮遠程辦公。以下是建立遠程辦公文化的三大好處:

1. 節省租金∕營運成本:設址於重要金融中心的公司,辦公室租金是最大開支之一,但是專業人員的工作,大多是連接互聯網在電腦完成。因此,辦公室地方不過是瑰麗豪華的書房而已。只有在舉行客戶會議時才真正需要用上辦公室地方,不過現在已有人質疑是否有必要舉行這類實體會議。機構搬離後勤辦公室,很可能大大提高其價值鏈的效率。

2. 走入國際人才庫:機構最高昂的成本之一,是海外人才遷居的費用。招聘外國人才,可能得花費高昂成本使人才融入新環境。機構推行遠程辦公文化,獲招聘的海外人才就不用舉家離鄉別井了。

3. 減省僱員開支:需要實體工作空間,意味公司多一項成本。往返工作地得耗用時間和金錢(尤其是機構所在城市是出名交通擠塞的)。低效率轉化為時間和金錢上的損失,失去了就是失去了,僱員永遠不會失而復得。遠程辦公減少出門,有助消除這一類低效率,每名僱員亦因此能夠為拯救地球環境盡上一分力!

推行遠程辦公革新工作模式之時,務要留意幾個僱傭∕法律問題

機構準備投身數碼化運動的同時,應當留意幾個僱傭問題和法律問題。這些問題包括以下五個:

1. 數據安全和保密:應當肯定公司已備妥合用的技術,確保機密資料完整。準備把價值鏈某些部分搬到偏遠地方的公司,應當確保僱員合約寫上合用的保密條款、僱員接受足夠的資訊技術安全訓練,以及遠程設置是由資訊技術部門負責妥為保養和監控。

2. 私隱:反過來說,應當同時向那些將會遠程辦公的僱員簡述他們的私隱權(以及公司的監控權)。舉例說,僱員應當留意,機構為要確保工作有效率(及對僱員行為進行妥善的內部控制),會監視或檢查他們的進度,不會因為他們在家工作就不能夠這樣做。公司應當已經擬定、實施並維持必要的私隱政策

3. 時薪工人:不是所有工人都是支取固定薪金的。在過去的年代裏,記錄返工時間的方法很簡單,僱員打卡就可以了,即使不是所有時間都用來工作。公司應當具備必要的工具,用文件證明並記錄僱員產生的計薪時數。實行計薪時間記錄系統附帶一個好處,就是提高生產效率和報酬的準確度。這方面有一件事同樣重要,就是了解怎樣在合約加入這類證明文件,盡量減低將來發生勞資糾紛的風險。

4. 僱主的法律責任:走向虛擬的公司極度關注僱主的法律責任。這包括眾多的問題,例如僱員於工作時間在家滑倒,責任問題當如何解決。公司應當研究制定一項政策(以及投購保險),具體指明適用於家居辦公室的涵蓋範圍,在僱員受傷∕被侵權時提供的保障。

5. 管限法律的條款:這可以是機構最感有趣的部分。公司應當注意它們的合約是怎樣被管限,糾紛會怎樣得到處理。

遠程辦公可以給機構帶來大量機會,僱主亦應留意每個司法管轄區有其獨特的勞工法例。

話雖如此,管限法律和解決糾紛的條款預早訂明處理糾紛的方法(如果發生糾紛的話),有助事情大大緩和。機構只要採取必要的盡職審查,就可以得到大量機會,而大量的機會不會變成大量的法律責任。

結論

公司應當確定其法律∕內部控制∕合規系統亦保持統一,與時俱進。因此務要記住以下三點:

  1. 更新僱傭合約,配合新的工作環境;
  2. 更新機構的僱員訓練手冊;及
  3. 更新機構的資訊科技系統,融入新世界!

- 柯伍陳律師事務所顧問律師朱喬華

- 柯伍陳律師事務所合夥人司徒肇基

- Ravenscroft & Schmierer合夥人劉敏廷(Solicitors & Rechtsanwälte)

- Ohkims Blockchain Centre董事Ohoon Kwon先生

Jurisdictions

香港事務律師

朱喬華是一個香港事務律師,專注於訴訟和另類排解糾紛程序。

他的經驗包括在香港首宗涉及加密貨幣的訴訟中代表成功的一方,以及在世界貿易組織政府採購協議下代表醫療保健行業在審查機構面前挑戰政府的招標結果。

在成為律師之前,朱律師曾在醫療行業工作,擔任私立醫院的資訊科技部門主管並監督採購業務。

Ravenscroft & Schmierer 合夥人

柯伍陳律師事務所合夥人